Règlement numéro 1: Règlements généraux

1.4.C  Assemblées des membres

1.4.132 Assemblées générales annuelles.  Les assemblées générales annuelles des membres de la personne morale sont tenues dans les quatre (4) mois qui suivent la fin de l’exercice financier de la personne morale. Si la personne morale exerce une activité commerciale en dehors du Québec, les administrateurs peuvent, par résolution, proroger cette période jusqu’à un maximum de six (6) mois suivant la date de la fin de l’exercice financier de la personne morale. Les administrateurs déterminent le lieu, la date et l’heure de toute assemblée générale annuelle. Lors de ces assemblées, les membres se réunissent aux fins de recevoir et de prendre connaissance des états financiers de la personne morale et du rapport du vérificateur, d’élire les administrateurs, de nommer un (1) ou plusieurs vérificateurs ou d’adopter une résolution décidant de ne pas en nommer et de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont l’assemblée générale annuelle peut être légalement saisie. Les assemblées générales annuelles peuvent être convoquées par le président de la personne morale ou par tout administrateur conformément au paragraphe 137.

1.4.133 Assemblées générales extraordinaires.  Les assemblées générales extraordinaires des membres peuvent en tout temps être convoquées par le président du conseil d’administration, par le président de la personne morale, par l’administrateur-gérant ou par deux (2) administrateurs, au moyen d’un avis de convocation envoyé au moins dix (10) jours juridiques francs précédant telle assemblée. Une assemblée générale extraordinaire des membres peut également être convoquée par tout moyen au moins deux (2) jours avant l’assemblée, si, de l’avis des administrateurs, il est urgent qu’une assemblée soit tenue.

1.4.134 Convocation par les membres.  Une assemblée générale extraordinaire des membres doit être convoquée à la demande des membres détenant, à la date du dépôt de la demande, au moins un dixième (1/10) des voix à une assemblée générale. Cette demande doit indiquer en termes généraux l’objet de la discussion de l’assemblée requise, être signée par les demandeurs et être déposée au sièege social de la personne morale. Sur réception d’une telle demande, il incombe au président de la personne morale ou au secrétaire de convoquer l’assemblée conformément aux règlements de la personne morale. En cas de défaut de ce faire, tout administrateur peut convoquer une telle assemblée. Finalement, si l’assemblée n’est pas convoquée dans les vingt et un (21) jours de la date à laquelle la demande de convocation a été déposée au siège social de la personne morale, un (1) ou plusieurs membres, signataires de la demande ou non, détenant au moins un dixième (1/10) des voix à une assemblée générale, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale extraordinaire.

1.4.135 Assemblées au Québec.  Sous réserve de l’acte constitutif, les assemblées des membres ont lieu au siège social de la personne morale ou è tout autre endroit au Québec déterminé par les administrateurs. Les assemblées peuvent être validement tenues, à l’intérieur des limites territoriales du Québec, sur terre, sur mer ou dans les airs.

1.4.136 Assemblées à l’extérieur du Québec.  Les assemblées des membres peuvent, avec le consentement unanime des membres ayant droit d’y assister et d’y voter, se tenir à l’extérieur du Québec. Lorsqu’une assemblée des membres est tenue à l’extérieur du Québec, les membres qui ne sont pas présents et qui ont renoncé par écrit à l’avis de convocation ou ont consenti à la tenue de l’assemblée sont présumés avoir consenti à la tenue de l’assemblée à l’extérieur du Québec. Toutes les affaires qui peuvent être décidées à une assemblée des membres peuvent être décidées à une telle assemblée.

1.4.137 Avis de convocation.  Un avis de convocation à toute assemblée des membres doit être expédié à chaque membre ayant droit d’y assister et/ou étant habile à y voter. Cet avis doit être envoyé par lettre par télégramme ou par messager à sa dernière adresse connue, inscrite au livre de la personne morale, au moins dix (10) jours précédant la date fixée pour l’assemblée. Si l’adresse de quelque membre n’apparaît pas au Livre de la personne morale, l’avis peut être délivré par messager ou par la poste à l’adresse à laquelle, au jugement de l’expéditeur, il est le plus susceptible de parvenir à ce membre dans les meilleurs délais. Il n’est pas nécessaire de donner un avis de convocation lors de la continuation d’une assemblée des membres qui a été ajournée.

1.4.138 Contenu de l’avis.  Tout avis de convocation d’une assemblée des membres doit mentionner le lieu la date et l’heure de l’assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée générale annuelle ne doit pas obligatoirement préciser les buts de l’assemblée à moins que l’assemblée n’ait été convquée pour adopter ou pour ratifier un règlement ou pour décider de toute autre affaire devant normalement être soumise à une assemblée générale extraordinaire des membres. L’avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire doit mentionner, en termes généraux, toute affaire portée à l’ordre du jour et devant être réglée à cette assemblée. La signature de l’avis de convocation d’une assemblée peut être manuscrite ou reproduite mécaniquement.

1.4.139 Renonciation à l’avis.  Une assemblée des membres peut validement être tenue en tout temps et pour tout motif sans l’avis de convocation prescrit par la Loi ou par les règlements, lorsque tous les membres ayant le droit d’assister et de voter à l’assemblée renoncent à l’avis de convocation de quelques façon que ce soit. Cette renonciation à l’avis de convocation de l’assemblée peut intervenir avant, pendant ou après la tenue de l’assemblée. De plus, la présence d’un membre ou de toute autre personne admise à assister à telle assemblée équivaut à une renonciation de sa part à l’avis de convocation, sauf s’il déclare qu’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant, entre autres, l’irrégularité de sa convocation.

1.4.140 Irrégularités.  Les irrégularités affectant l’avis de convocation ou so expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre ou à toute autre personne admise à assister à l’assemblée n’affectent en rien la validité d’une assemblée des membres. De plus, le défaut involontaire de mentionner à l’avis de convocation une (1) ou plusieurs des affaires devant être soumises à l’assemblée, alors que telle mention est requise, n’empêche pas l’assemblée de considérer cette affaire à moins qu’il n’en résulte un préjudice pour un membre ou que ses intérêts ne risquent d’être lésés. Un certificat du secrétaire, d’un dirigeant ou d’un représentant dûment autorisé de la personne morale constitue une preuve irréfragable de l’envoi d’un avis de convocation aux membres et lie chacun des membres.

1.4.141 Personnes admises à une assemblée.  Les seules personnes admises à une assemblée des membres sont celles y ayant le droit de vote, les administrateurs, le vérificateur de la personne morale et d’autres personnes qui ont droit ou sont obligées d’assister à une assemblée des membres en vertu de Loi, de l’acte constitutif ou des règlements de la personne morale. Toute autre personne peut être admise à une assemblée des membres sur invitation du président de l’assemblée ou si la majorité simple des membres y consent.

1.4.142 Quorum.  Sous réserve de la Loi, de l’acte constitutif et des règlements de la personne morale, la présence à une assemblée d’un (1) membre ayant droit de vote constitue un quorum pour cette assemblée aux fins de nommer un président d’assemblée, et, le cas échéant, de décréter l’ajournement de l’assemblée. Pour toute autre fin, le quorum est atteint à une assemblée des membres, quel que soit le nombre de personnes effectivement présentes, lorsque, au moins quinze (15) minutes après l’heure fixée pour l’assemblée, les membres disposant de la majorité simple des voix sont présents. Lorsque le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée des membres, les membres présents peuvent délibérer, nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée. Les décisions des membres sont prises à la majorité simple des voix des membres alors présents.

1.4.143 Ajournement.  Le membre présent et constituant un quorum aux fins d’ajournement d’une assemblée peut ajourner toute assemblée des membres. Le président de l’assemblée peut, lorsqu’il le juge opportun et avec le consentement des membres présents et ayant droit de vote, ajourner toute assemblée des membres à un lieu, à une date et à une heure déterminés. Avis de l’ajournement d’une assemblée à une date moins de trente (30) jours plus tard est donné par annonce faite avant l’ajournement de celle-ci. Si une assemblée des membres est ajournée une (1) ou plusieurs fois pour un total de trente (30) jours ou plus, avis de l’ajournement de cette assemblée doit être donné de la même façon que l’avis de convocation à l’assemblée initiale. Dans l’éventualité où une assemblée serait tenue selon les modalités de l’ajournement, elle peut validement délibérer pourvu qu’il y ait quorum. Les personnes constituant le quorum à l’assemblée initiale ne sont pas requises de constituer le quorum à la continuation de l’assemblée. À défaut de quorum à la continuation de l’assemblée, l’assemblée est présumée s’être terminé e immédiatement après son ajournement.

1.4.144 Président et secrétaire.  Les assemblées des membres sont présidées par le président de la personne morale ou, à son défaut, par tout vice-président. Le secrétaire de la personne morale exerce les fonctions de secrétaire aux assemblées des membres. À défaut, les membres présents nomment toute personne pour agir comme président ou secrétaire de l’assemblée. Il n’est pas nécessaire de nommer un président et un secrétaire en cas d’ajournement.

1.4.145 Procédure.  Le président d’une assemblée des membres veille à son bon déroulement, soumet aux membres les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et établit d’une façon raisonnable et impartiale la procédure à suivre, sous réserve de la Loi, de l’acte constitutif, des règlements de la personne morale et de la procédure habituellement suivie lors d’assemblées délibérantes. Il décide de toute question, y compris, mais sans restreindre la généralité de ce qui précède, des questions relatives au droit de vote des membres. Ses décisions sont finales et lient les membres

Règlement numéro 1 adopté en date du 8 novembre 2006.