Règlement numéro 1: Règlements généraux

1.2.C  LIVRES ET REGISTRES

1.2.22 Livre de la personne morale.  La personne morale choisit un (1) ou plusieurs livres dans lesquels figurent, le cas échéant, les documents suivants :

a. L’original ou une copie de l’acte constitutif de la personne morale;

b.  Les règlements de la personne morale et leurs modifications;

c. Une copie de toute déclaration déposée au Registre;

d. Les résolutions des administrateurs, du comité exécutif et des autres comités du conseil d’administration et les procès-verbaux de leurs réunions, certifiés soit par le président de la personne morale soit par le président de la réunion ou encore par le secrétaire de la personne morale;

e. Les procès-verbaux des assemblées des membres, certifiés soit par le président de la personne morale soit par le président de l’assemblée ou encore par le secrétaire de la personne morale;

f. Un registre des personnes qui sont ou qui ont été administrateurs de la personne morale indiquant les noms, adresses et professions de chacune d’entre elles ainsi que la date du début et, le cas échéant, de la fin de leur mandat;

g. Un registre des membres indiquant les noms, adresses, occupations ou professions de chaque membre depuis la constitution ainsi que la date du début de son inscription en tant que membre et, le cas échéant, la date de la fin de son inscription; et

h. Un registre des hypothèques indiquant toute hypothèque et charge grevant les biens de la personne morale, donnant, pour chaque cas, une description succincte des biens hypothéqués, le montant de l’hypothèque ou de la charge et, sauf dans les cas d’obligations ou des autres valeurs payables à l’ordre ou au porteur, les noms des créanciers hypothécaires ou des ayants cause.  En ce qui concerne les hypothèques et les charges garantissant le paiement des obligations et des autres valeurs payables à l’ordre ou au porteur, il suffit d’indiquer le nom du fiduciaire en faveur duquel l’hypothèque est constituée.

1.2.23 Procès-verbaux et résolutions. Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et des autres comités du conseil d’administration et les résolutions des administrateurs, du comité exécutif et des autres comités du conseil d’administration ainsi que les procès-verbaux des assemblées des membres peuvent être conservés dans le même livre de la personne morale sous le même onglet.

1.2.24 Emplacement. Le Livre de la personne morale doit être conservé au siège social de la personne morale ou à tout autre endroit déterminé par les administrateurs.

1.2.25 Livres comptables. La personne morale tient à son siège social au Québec un (1) ou plusieurs livres dans lesquels sont inscrits ses recettes et ses déboursés et les matières auxquelles se rapportent les uns et les autres, ses transactions financières ainsi que ses créances et ses obligations.

1.2.26. Consultation des livres, des registres et des documents.  Sous réserve de la Loi, les membres, les créanciers ainsi que leurs mandataires ainsi que tout créancier ayant un jugement contre un membre peuvent consulter, pendant les heures normales d’ouverture des bureaux de la personne morale, les livres, les registres et les documents suivants : l’acte constitutif de la personne morale; les règlements et leurs modifications, le registre des administrateurs de la personne morale, le registre des membres de la personne morale ou la liste annuelle des membres, la copie de toute déclaration déposée au Registre; le registre des hypothèques de la personne morale. Sous réserve de la Loi, aucun membre, à moins qu’il ne soit également administrateurs, et aucun créancier de la personne morale ni aucun créancier ayant un jugement contre un membre ne peuvent consulter les livres, les registres et les documents de la personne morale autres que ceux expressément mentionnés au présent paragraphe.

1.2.27 Copies non certifiées ou extraits des livres, des registres et des documents.  Il est permis aux membres et aux créanciers ainsi qu’à leurs représentants, et aux créanciers ayant un jugement contre un membre d’obtenir, à leurs frais, des copies non certifiées ou des extraits des livres, des registres et des documents mentionnés au paragraphe 26 ci-avant.

1.2.28 Divulgation des renseignements aux membres. Sous réserve de dispositions contraires de la Loi, aucun membre ne peut exiger d’être mis au courant de la gestion des affaires de la personne morale, plus particulièrement lorsque, de l’avis des administrateurs, il serait contraire aux intérêts de la personne morale de rendre public tout renseignement.  Sous réserve du paragraphe 26 ci-avant, les administrateurs peuvent établir à quelles conditions les livres, les registres et les documents de la personne morale peuvent être mis à la disposition des membres.

Règlement numéro 1 adopté en date du 8 novembre 2006.